Todos hemos estado allí. Te sientas en tu escritorio, abres tu correo electrónico y de inmediato te bombardea una avalancha de correos electrónicos no leídos. Algunos son urgentes, la mayoría son spam y algunos son esos boletines no tan importantes de los que olvidó darse de baja hace meses. Administrar el correo electrónico puede parecer un trabajo de tiempo completo, pero no tiene por qué serlo. El secreto para una vida feliz es un flujo de trabajo de correo electrónico sólido.
Si no está familiarizado con el término, un flujo de trabajo de correo electrónico está diseñado para ayudarlo a administrar su bandeja de entrada de manera más efectiva. Organizar, priorizar y automatizar la forma en que maneja sus correos electrónicos puede liberar tiempo para concentrarse en las tareas más importantes de su jornada laboral. Entonces, ¿cómo se crea un flujo de trabajo hipereficiente que mantenga su bandeja de entrada bajo control? Analicémoslo.
Por qué necesita un flujo de trabajo de correo electrónico
Mucha gente utiliza el correo electrónico como forma de comunicación en el trabajo. El correo electrónico es una herramienta crucial ya sea que esté coordinando con compañeros de trabajo, respondiendo a clientes o simplemente realizando un seguimiento de proyectos de trabajo. Sin embargo, también puede convertirse en una gran pérdida de tiempo sin un proceso de correo electrónico sencillo.
Un flujo de trabajo de correo electrónico es importante porque le ayuda a mantenerse organizado, evita que se pierda mensajes críticos y le impide perder el tiempo examinando correos electrónicos irrelevantes o spam. Con el flujo de trabajo correcto implementado, puedes responder rápidamente a lo que es más importante y dejar que el resto espere para más tarde.
Paso 1: organiza tu bandeja de entrada
El primer paso para crear un flujo de trabajo de correo electrónico es la organización. Si es como la mayoría de las personas, su bandeja de entrada probablemente sea una combinación de correos electrónicos importantes del trabajo, spam, boletines informativos y tal vez algunas notas personales mezcladas. Para crear una sensación de orden, debe segmentar su bandeja de entrada en categorías que tengan sentido. para ti.
Comience configurando carpetas o etiquetas en su cliente de correo electrónico. Piense en estos como depósitos donde puede ordenar sus correos electrónicos. Por ejemplo, es posible que tenga carpetas para «Correos electrónicos de clientes», «Comunicación interna», «Boletines informativos» y «Proyectos». La idea es mantener tipos similares de correos electrónicos agrupados para que puedas concentrarte en una cosa a la vez en lugar de saltar de un tema a otro.
También puede utilizar filtros o reglas para ordenar automáticamente los mensajes entrantes. Esto es especialmente útil para boletines informativos o mensajes automáticos que no es necesario consultar de inmediato. Deje que su cliente de correo electrónico haga el trabajo pesado sacando estos correos electrónicos de su bandeja de entrada principal y colocándolos en una carpeta designada, lista para que los revise cuando tenga tiempo.
Paso 2: Prioriza como un profesional
No todos los correos electrónicos necesitan una respuesta inmediata y parte de dominar su flujo de trabajo es aprender a priorizar de manera efectiva. Cuando lleguen nuevos correos electrónicos, debería poder determinar rápidamente si necesitan su atención ahora, más tarde o no.
Una buena manera de abordar esto es con las Cuatro D de la Gestión del Tiempo: Hacer, Delegar, Aplazar, Eliminar. Cuando abras un correo electrónico, decide:
Qué hacer: si es algo que requiere una respuesta o acción rápida, trátelo de inmediato.
Delega: Si no es tu responsabilidad, reenvíalo a la persona adecuada.
Aplazar: si es importante pero no urgente, programe un tiempo para abordarlo más tarde.
Eliminar: si es irrelevante o basura, elimínelo inmediatamente.
Este sistema garantiza que usted se concentre en los correos electrónicos correctos en el momento adecuado y no permita que mensajes menos importantes le consuman el día.
Paso 3: automatizar las cosas repetitivas
La automatización no es sólo para grandes empresas o equipos de marketing sofisticados: es algo de lo que todos pueden beneficiarse en su flujo de trabajo diario de correo electrónico. Si responde al mismo tipo de preguntas o envía actualizaciones similares con frecuencia, considere utilizar plantillas de correo electrónico o respuestas predeterminadas.
Por ejemplo, si recibe consultas frecuentes sobre sus servicios, cree una respuesta bien elaborada que pueda utilizar una y otra vez. De esta manera, no perderá tiempo valioso reescribiendo la misma información cada vez. Simplemente modifique los detalles según sea necesario y presione enviar.
También puede utilizar la automatización para ayudar con los seguimientos. Configure recordatorios o programe correos electrónicos para enviarlos en momentos específicos, de modo que no tenga que preocuparse por realizar un seguimiento manual de cada conversación. La mayoría de las plataformas de correo electrónico ofrecen estas funciones y, una vez que empieces a usarlas, te preguntarás cómo te las arreglaste sin ellas.
Paso 4: Establecer bloques de tiempo de correo electrónico
Todos hemos escuchado el consejo de productividad de «dejar de revisar el correo electrónico constantemente», pero es más fácil decirlo que hacerlo. Dicho esto, agrupar el tiempo de su correo electrónico puede ser una de las formas más efectivas de estar al tanto de su bandeja de entrada sin que ésta controle su día.
En lugar de revisar los correos electrónicos cada vez que llega uno, establezca horarios específicos para procesar su bandeja de entrada. Tal vez sean 30 minutos por la mañana, una revisión rápida a la hora del almuerzo y un barrido final antes de terminar el día. Durante esos momentos, concéntrese únicamente en los correos electrónicos: leer, responder, clasificar y priorizar. Fuera de esos horarios, cierra tu bandeja de entrada y concéntrate en tu trabajo más urgente.
Esto no solo mejorará su productividad, sino que también ayudará a reducir el estrés de sentir constantemente que tiene que responder a cada correo electrónico en el momento en que llega.
Paso 5: conectar correos electrónicos a tareas
Muchos correos electrónicos contienen información que eventualmente requerirá algún tipo de acción de seguimiento, como completar un proyecto, asistir a una reunión o enviar más información. En lugar de dejar que este tipo de correos electrónicos permanezcan en su bandeja de entrada, conviértalos en tareas.
Puedes hacerlo utilizando una herramienta de gestión de tareas como Asana, Trello o incluso una sencilla aplicación de lista de tareas pendientes. Algunos clientes de correo electrónico incluso le permiten crear tareas directamente desde sus correos electrónicos, para que pueda realizar un seguimiento de los plazos y las acciones de seguimiento más fácilmente.
El objetivo es evitar que los correos electrónicos importantes permanezcan en su bandeja de entrada como recordatorio mental. Al trasladarlos a un sistema de gestión de tareas, podrá priorizar mejor su tiempo y estar al tanto de los plazos.
Cómo ajustar su flujo de trabajo de correo electrónico
Una vez que tenga implementado un flujo de trabajo de correo electrónico básico, tómese un tiempo para evaluar cómo está funcionando. ¿Pasas menos tiempo en tu bandeja de entrada? ¿Estás respondiendo a correos electrónicos importantes más rápido? ¿Los correos electrónicos de baja prioridad se manejan en el momento adecuado?
Si algo no funciona, ajústelo. Tal vez necesites modificar tus filtros, reelaborar tus categorías o cambiar las horas en las que revisas los correos electrónicos. El objetivo es la mejora continua y lo que funciona para una persona puede no funcionar para otra. No tengas miedo de experimentar hasta que encuentres un sistema que se adapte a tu estilo y carga de trabajo.
Resumen: tome el control de su bandeja de entrada
Administrar el correo electrónico no tiene por qué ser una fuente constante de estrés. Al crear un flujo de trabajo de correo electrónico simple pero eficaz, puede reducir el tiempo dedicado a revisar su bandeja de entrada, priorizar los mensajes correctos y liberar espacio mental para las tareas más importantes que tiene entre manos.
Recuerde, el correo electrónico es una herramienta que debería ayudarle, no abrumarlo. Con un poco de organización y un flujo de trabajo inteligente, estará en camino de dominar su bandeja de entrada de una vez por todas.