El trabajo remoto tiene numerosos beneficios tanto para los empleados como para los empleadores. Sin embargo, sin supervisión directa, los hábitos laborales de algunos empleados pueden desvanecerse y el problema del robo de tiempo puede convertirse en un problema importante para su empresa.
En Estados Unidos, las empresas pierden alrededor de 400.000 millones de dólares al año debido al robo de tiempo, que incluye descansos prolongados, acciones improductivas, golpes de amigos y registros de tiempo incorrectos. Problemas como estos afectan a alrededor del 75% de las empresas.
¿Puede usted dar fe de la fiabilidad de sus empleados?
Su empresa podría detectar el alcance del robo de tiempo en su empresa, reducir los costos relacionados y mejorar sus resultados mediante la introducción de una herramienta digital rentable. Este es un seguimiento remoto software y la clave radica en su implementación transparente teniendo en cuenta la privacidad de los empleados.
Este artículo enumera todos los pros y los contras de implementar este tipo de software, así como consejos comprobados para proteger la privacidad de los empleados mientras lo hace.
Echemos un vistazo a los pros y los contras más destacados de las herramientas de monitoreo remoto:
Ventajas de utilizar herramientas de monitoreo remoto
Seguridad mejorada
El software de seguimiento remoto de empleados puede hacer mucho para reforzar la ciberseguridad de la empresa. Principalmente, detecta y alerta fácilmente sobre cualquier comportamiento riesgoso en línea que pueda poner en peligro los sistemas de seguridad de la empresa. También realiza un seguimiento de las actividades de los empleados y garantiza que el equipo de la empresa se utilice correctamente.
Mayor compromiso y productividad de los empleados
Algunos software de seguimiento remoto de empleados permiten crear una lista de recursos productivos para cada puesto dentro de la empresa. Con esta información y el registro de las actividades de los empleados, el software puede calcular la productividad de todos. Cuando los empleados saben que están siendo monitoreados de esta manera, es más probable que muestren una mayor dedicación y productividad.
Estimaciones y facturación más precisas
Las estimaciones poco fiables y los registros inconsistentes del tiempo dedicado a los proyectos pueden hacer que su empresa parezca poco profesional. Por eso el seguimiento automático del tiempo es la base de una buena relación con sus clientes. Le permite recopilar suficientes datos para realizar estimaciones precisas. Además, una vez que inicias un proyecto, puedes realizar un seguimiento de la cantidad exacta de tiempo que tu equipo pasó trabajando.
Reducción de la pérdida de tiempo
Con una vigilancia detallada y transparente de la actividad de los empleados, las empresas garantizan que todos estén dedicados a su trabajo durante las horas principales. Gracias al análisis de los registros de actividad, también se pueden estimar los tiempos estándar de ritmo lento. Para minimizar la pérdida de tiempo y dinero de la empresa, puede introducir oportunidades educativas para que sus empleados puedan aprovechar este tiempo.
Desventajas de utilizar herramientas de monitoreo remoto
Preocupaciones de privacidad
Los empleados suelen preocuparse de que el software de seguimiento pueda poner en peligro su privacidad. Preguntas como si el software almacena y vende contraseñas privadas o detalles de cuentas bancarias se encuentran entre las principales preocupaciones. Es por eso que debes elegir una herramienta confiable y ser completamente transparente sobre el nivel de vigilancia.
Cuestiones legales
Cada estado tiene sus leyes que regulan el seguimiento de los trabajadores. Una supervisión exhaustiva puede provocar filtraciones de información que pueden provocar el robo de identidad. Es por eso que su equipo legal debe asegurarse de no sobrepasar ninguno de los derechos de sus empleados al implementar un software de monitoreo.
Posible caída en la moral y la confianza de los empleados
Algunos trabajadores consideran que el monitoreo por computadora es una forma de microgestión. Esto puede provocar desconfianza, resentimiento y caída de la moral. Los empleados también pueden sentir que los esfuerzos de vigilancia significan que el empleador no los aprecia. Todo esto podría provocar un aumento en la tasa de rotación de empleados.
Estas son las principales estrategias que pueden permitirle implementar software de monitoreo remoto mientras protege la privacidad de sus empleados:
Explore todos los requisitos legales para el seguimiento de empleados
Las leyes de supervisión de empleados varían de un país a otro y de un estado a otro. Mientras que en EE. UU. la mayoría de los estados permiten la vigilancia sin el consentimiento de los empleados, algunos estados exigen una notificación previa. Si emplea a ciudadanos europeos, recuerde consultar el RGPD, mientras que contratar a ciudadanos canadienses significa que debe familiarizarse con PIPEDA.
La principal conclusión aquí es explorar todas las leyes relacionadas antes de proceder con la implementación del software de monitoreo remoto.
Proporcione a sus empleados computadoras de la empresa
Aunque pueda parecer más rentable, hacer que sus empleados trabajen en computadoras personales en realidad pone en gran riesgo los datos de su empresa.
La seguridad de los ordenadores personales suele ser deficiente en comparación con los ordenadores de empresa. Además, los empleados pueden sentirse más reacios a instalar software de monitoreo remoto debido a preocupaciones de privacidad. La mejor manera de garantizar la seguridad y la vigilancia es proporcionar un dispositivo de la empresa con un software de seguridad y monitoreo preinstalado.
Informe a sus empleados sobre el seguimiento y su alcance
Al implementar un software de seguimiento de empleados, todo es cuestión de honestidad. Implementarlo sin decírselo a sus empleados o sin compartir los detalles genera sospechas y afecta la moral.
Ser completamente transparente sobre el nivel, la forma y los motivos del seguimiento suele tener un efecto positivo en la relación empleador-empleado. También es una buena idea darles acceso a sus informes y estar preparado para responder todas sus preguntas.
Elija un software que permita la personalización del monitoreo
Opte por el software de monitoreo remoto que le permite seleccionar el nivel de monitoreo. De esta manera, puede registrar cada actividad que necesita para el seguimiento de la productividad y la seguridad y, al mismo tiempo, proteger la privacidad de los empleados.
Es por eso que debes reevaluar tus esfuerzos de monitoreo de vez en cuando y dejar de registrar cualquier tipo de datos que no necesites. Piensa si realmente necesitas:
- Tome capturas de pantalla de aplicaciones de mensajería.
- Monitorear las pulsaciones de teclas.
- Realice un seguimiento del uso general de las computadoras de la empresa o solo durante el horario laboral.
Defina claramente las políticas de trabajo remoto
Las políticas escritas claras sobre el monitoreo del trabajo remoto son cruciales para todos los equipos remotos. Asegúrese de definir el nivel de monitoreo en la Política de trabajo remoto de su organización. Ponga este documento a disposición de todos los empleados en todo momento.
Además, incluya expectativas detalladas de los empleados remotos. Su departamento de recursos humanos debe compartir estos documentos con los empleados tan pronto como se unan a la empresa. De esta manera, las personas sabrán de antemano qué se espera de ellas, qué está permitido y qué no.
El nivel de seguimiento remoto de los empleados en su empresa dependerá de la naturaleza de su industria. Sin embargo, estas directrices pueden ayudarle a crear un entorno que tenga más en cuenta la privacidad de los empleados. Esto le permitirá aumentar el compromiso, la productividad y la lealtad de los empleados, reduciendo la rotación de empleados y amplificando la contribución de sus equipos remotos.