Muchas organizaciones han dominado el manejo y la gestión de tareas administrativas para ahorrar recursos. A pesar de estas eficiencias, a menudo existe reticencia a adoptar nuevas tecnologías. Esta falta de uso de herramientas fácilmente disponibles para la automatización y las colaboraciones en vivo afecta su productividad.
Varias herramientas menos obvias, como los editores de PDF avanzados, pueden ayudar a las empresas a aumentar su capacidad productiva. Estos editores aceleran los flujos de trabajo empresariales con una gestión de documentos eficiente y ofrecen una variedad de capacidades, como anotar, editar y proteger firmas digitales, que ayudan a facilitar una colaboración eficaz entre departamentos.
¿Quieres profundizar más? En esta publicación de blog, exploraremos las características y funciones de las herramientas avanzadas de edición de PDF y cómo maximizarlas para optimizar los flujos de trabajo comerciales. Continúe leyendo.
Aprovechando las funciones avanzadas de PDF
Las funciones avanzadas de PDF brindan más que la visualización e impresión básicas de documentos. Aprovechando las amplias capacidades de los editores de PDF como Lumin puede transformar la productividad administrativa en varios departamentos. A continuación se explica cómo aprovechar estas útiles funciones para mejorar los flujos de trabajo y la eficiencia.
Aprovechar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
- Convierta archivos escaneados en texto editable: OCR digitaliza sus documentos impresos. Esto le permite modificar el documento o buscar textos específicos. Por ejemplo, puede escanear facturas en papel y convertirlas en texto editable. También puede extraer y analizar fácilmente datos de documentos físicos con OCR.
- Mejorar la accesibilidad: OCR le permite hacer que los documentos escaneados sean accesibles para personas con discapacidades al convertir texto a formatos de voz o braille. Esto garantiza el cumplimiento de los estándares de accesibilidad y mejora la inclusión dentro de su organización.
Utilizar el reconocimiento de formularios automatizado
- Automatizar la extracción de datos: Las herramientas de edición de PDF con reconocimiento automatizado de formularios pueden identificar campos de formulario y extraer datos automáticamente. Esto simplifica la recopilación de información del cliente extrayendo datos de formularios PDF que se pueden completar en línea e integrándolos en su sistema CRM.
- Reducir la entrada de datos manual: Automatice el reconocimiento de formularios para reducir la entrada manual de datos. Esto ahorra tiempo y reduce los errores, liberando a su equipo para tareas más valiosas.
Explorando herramientas de edición y anotación de PDF
- Edición colaborativa: Los editores de PDF avanzados ofrecen funciones que permiten a varios usuarios revisar y editar documentos simultáneamente. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden proporcionar comentarios en vivo sobre propuestas de proyectos o contratos, lo que lleva a una toma de decisiones más rápida y una mejor colaboración.
- Herramientas de anotación. Estos resaltadores permiten a los usuarios marcar documentos PDF con comentarios, resaltados y anotaciones. Esto facilita la comunicación y el intercambio de comentarios entre los miembros del equipo, asegurando claridad y precisión en las revisiones de documentos.
- Funcionalidad de búsqueda avanzada: La incorporación de capacidades de búsqueda avanzada dentro de las herramientas de edición de PDF permite a los usuarios localizar rápidamente contenido específico dentro de documentos grandes. Esta característica agiliza la navegación y recuperación de documentos, ahorrando tiempo y mejorando la productividad.
- Reordenación de páginas: Las funciones de edición también permiten modificar Archivos PDF reordenando páginas, dividiendo documentos y fusionando archivos. Este PDF dividir y fusionar La función simplifica la organización del contenido y agiliza los procesos de gestión de documentos.
Implementación de flujos de trabajo colaborativos
Los flujos de trabajo colaborativos son clave para acelerar los procesos comerciales y la toma de decisiones en todos los departamentos. Un estudio muestra que las herramientas colaborativas pueden aumentar la productividad hasta en 25%. A continuación se explica cómo maximizarlos:
Integración de soluciones de firma electrónica
- Agilizar los procesos de aprobación: Las firmas electrónicas eliminan la necesidad de imprimir, escanear y enviar por correo enlaces de archivos para firmas. Por ejemplo, los contratos, acuerdos y órdenes de compra se pueden firmar digitalmente, lo que reduce el tiempo de respuesta de días a minutos.
- Mejorar la seguridad: Las firmas electrónicas utilizan cifrado y autenticación avanzados para proteger los archivos legales. Los archivos firmados digitalmente ayudan a acelerar los procesos comerciales, garantizar la integridad de los archivos y reducir el riesgo de fraude o alteraciones no autorizadas.
Habilitar funciones de comentarios y revisión
- Comentarios en vivo: Las funciones de comentarios y revisión permiten a las partes interesadas dar su opinión directamente sobre los documentos, mejorando la colaboración y la comunicación. Los miembros del equipo pueden sugerir ediciones o hacer preguntas dentro del documento, lo que reduce la dependencia de largos hilos de correo electrónico.
- Control de versiones: Con el control de versiones, se realiza un seguimiento de los cambios y revisiones del documento. Esto minimiza la confusión y los errores y garantiza que todos estén trabajando en la última versión.
Facilitar el intercambio de documentos y la colaboración
- Repositorio de documentos centralizado: El uso de plataformas basadas en la nube o portales de intranet para compartir documentos garantiza que todos los miembros del equipo puedan acceder a los archivos fácilmente. Esto aumenta la transparencia y permite la colaboración, independientemente de la ubicación de los miembros del equipo.
- Permisos granulares: Las organizaciones pueden mejorar la seguridad asignando permisos precisos a documentos confidenciales. Esto garantiza colaboraciones seguras y restringe el acceso, la edición y el uso compartido únicamente a usuarios autorizados.
Mejora de la seguridad y el cumplimiento de los documentos
Mantener los documentos seguros y cumplir con las regulaciones es crucial para las organizaciones en las transacciones comerciales modernas. A continuación se presentan estrategias para mejorar la seguridad y el cumplimiento de los archivos:
Implementación de cifrado y protección con contraseña
- Cifrado de datos: Utilice métodos de cifrado para proteger la información confidencial convirtiéndola en código ilegible, evitando el acceso no autorizado. Por ejemplo, aplicar cifrado AES de 256 bits a archivos PDF garantiza una sólida seguridad de los datos.
El cifrado transforma datos confidenciales en códigos ilegibles mediante un cifrado y una clave, haciéndolos incomprensibles para personas no autorizadas. El cifrado AES 256 implica 14 rondas de procesamiento, que incluyen sustitución, transposición y mezcla de texto sin formato.
- Protección con contraseña: Implementar medidas de protección con contraseña para controlar el acceso a los documentos. Al establecer contraseñas seguras y limitar el acceso al personal autorizado, las organizaciones pueden evitar filtraciones de datos y visualización de documentos no autorizados.
Garantizar el cumplimiento de las políticas de retención de documentos
- Implementación de políticas: Cree pautas específicas sobre cuánto tiempo conservar los archivos y cuándo deshacerse de ellos de forma segura. Por ejemplo, es posible que sea necesario conservar registros financieros durante varios años para cumplir con las regulaciones.
- Retención automatizada: Automatice las políticas de retención en los sistemas de gestión de documentos para el cumplimiento. Configure recordatorios para la revisión o eliminación de documentos para reducir la supervisión manual.
Utilizar soluciones de gestión de derechos digitales (DRM)
- Control de acceso: Las soluciones DRM permiten a las organizaciones controlar el acceso al contenido digital definiendo permisos y restricciones de usuario. Sólo las personas autorizadas pueden ver, imprimir o modificar archivos confidenciales.
- Protección de contenido: Utilice la tecnología DRM para salvaguardar la propiedad intelectual y la información confidencial limitando el intercambio o la distribución no autorizados de documentos. Por ejemplo, puede restringir el acceso a documentos según las funciones o ubicaciones de los usuarios.
Las herramientas avanzadas de edición de PDF mejoran los flujos de trabajo administrativos. Incluyen OCR, reconocimiento automatizado de formularios y edición colaborativa para mejorar la eficiencia y la colaboración. La integración de funciones de seguridad y cumplimiento, como el cifrado de datos y la retención automatizada, protege aún más la información confidencial. La adopción de estas herramientas puede mejorar significativamente la eficiencia y el éxito de su organización.