Muchas empresas todavía viven y mueren gracias al efectivo físico. Pubs, salones de belleza, puestos de mercado, comida para llevar, lavados de autos y operaciones de venta dependen de él. El efectivo mantiene las tarifas bajas y el dinero circula rápidamente, pero también desaparece mucho más fácilmente que un pago con tarjeta. Un error de conteo aquí o un cambio de rumbo allá pueden erosionar silenciosamente sus márgenes. Aquí le mostramos cómo mantener el flujo de efectivo en su negocio sin dejar que se escape.
Sepa a dónde va realmente su efectivo
Antes de poder tapar las fugas, necesita saber cuánto efectivo se mueve realmente a través del negocio. El efectivo no es una reliquia. Según la Reserva Federal estudio de pago del consumidoraproximadamente uno de cada siete pagos de los consumidores todavía se realiza en efectivo, y la mayoría de la gente continúa llevándolo consigo a diario.
Eso significa que una porción significativa de sus ingresos probablemente nunca llegue a un procesador de pagos. Mapee cada punto por donde entra y sale efectivo, como cajas registradoras, cajas chica, repartidores, máquinas expendedoras, depósitos y reembolsos. Si no puede nombrar todos los puntos de contacto, no podrá controlar ninguno de ellos. La mayoría de las pérdidas de efectivo no ocurren en un robo dramático. Ocurren en los huecos donde nadie está mirando.
Un ejercicio sencillo para empezar es realizar un seguimiento en papel de un solo día de efectivo desde su apertura hasta su cierre. Tenga en cuenta cada vez que el dinero cambia de manos: quién lo manejó y dónde terminó. La mayoría de los propietarios que hacen esto encuentran al menos un paso que nunca habían considerado, como un repartidor que retiene las ganancias durante la noche o una caja chica que no ha sido equilibrada desde la primavera.
Cuente todo, todos los días
La conciliación diaria es el único hábito que separa a las empresas con mucho efectivo que retienen su dinero de las que no. Los pequeños desvíos y los errores de conteo honestos se esconden fácilmente dentro de las discrepancias “normales”, y cuanto más se retrasa un conteo, más difícil resulta rastrear la escasez hasta un turno o persona específica.
El problema es que el conteo manual al final de un largo día es exactamente cuando aparecen los errores. El personal cansado cuenta mal, apresura el trabajo o se lo salta por completo. Esta es la razón por la que muchas operaciones de gran volumen administran sus ingresos a través de máquinas como Contadores de billetes Kolibri como parte de la rutina de cierre. Cuando el conteo dura dos minutos en lugar de veinte, no hay excusa para omitirlo y las discrepancias aparecen el mismo día y no semanas después.
Cualquiera que sea su método, la regla es la misma: cuente en cada entrega, registre cada cifra e investigue cada variación que supere un umbral establecido. Incluso un límite de £5 es mejor que ningún límite.
Detecte las fugas antes de que se conviertan en pérdidas
Lo que está en juego aquí es mayor de lo que la mayoría de los propietarios suponen. La Asociación de Examinadores Certificados de Fraude estima en su Informe a las Naciones que las organizaciones pierden alrededor del 5% de sus ingresos a causa del fraude cada año, y las funciones de manejo de efectivo son uno de los lugares más comunes donde comienza. La mayoría de esas pérdidas caen en un puñado de patrones predecibles y la solución rara vez es complicada: la parte difícil es saber con qué fuga se está tratando. Esta tabla cubre los más comunes:
| Filtración | lo que parece | La solución |
| errores de conteo | Escaseces y excedentes pequeños y aleatorios que no siguen un patrón | Cuente en cada entrega, dos veces para sumas grandes, y elimine las distracciones durante los conteos. |
| hasta desnatar | Pequeñas escasez constantes en turnos o personal específicos | Una persona por caja, conteo sorpresa, revisión de nulas y no ventas |
| Fraude de reembolso | Reembolsos procesados sin venta ni cliente coincidentes | Requerir la aprobación del gerente y un recibo por cada reembolso |
| Deriva de caja chica | El estaño nunca se equilibra; faltan recibos | Establezca una flotación fija, exija un recibo por cada retiro, concilie semanalmente |
| Contracción de depósitos | Los totales depositados no coinciden con los registros de caja | Selle los depósitos en bolsas a prueba de manipulaciones y registre quién preparó y quién entregó |
Tenga en cuenta que los excedentes importan tanto como la escasez. Una caja que normalmente termina no trae suerte: generalmente significa que las ventas no se registran correctamente, lo cual es su propio problema cuando llega el momento de pagar los impuestos.
Reforzar los controles internos
Las pérdidas de efectivo y las pérdidas de acciones tienden a ir juntas y las soluciones se superponen en gran medida. Cubrimos el lado del stock en detalle en nuestra guía sobre cómo las pequeñas empresas evitan que el inventario desaparezca en nuestro artículo sobre evitando la pérdida de inventario. En el caso del efectivo, específicamente, unos pocos controles hacen la mayor parte del trabajo pesado.
- Una persona, una caja. Los cajones compartidos hacen imposible atribuir la escasez a alguien.
- Deberes separados. La persona que cuenta el efectivo no debería ser quien lo registre en los libros.
- Auditorías de no venta. Revise los registros de caja para detectar aperturas excesivas de “no venta” y transacciones anuladas; ambos son patrones clásicos de desnatación.
- La sorpresa cuenta. Las auditorías programadas detectan errores; los no programados captan el comportamiento.
Nada de esto requiere software costoso. Requiere constancia, que es más difícil.
Capacite al personal como si el manejo de efectivo fuera una habilidad
Porque es uno. La mayor parte de la escasez proviene de personas a las que nunca se les enseñó adecuadamente cómo contar el cambio, manejar una cola ocupada o verificar billetes en busca de falsificaciones. Cree un breve procedimiento escrito para cada tarea de efectivo, como abrir flotadores, dar cambio, manejar reembolsos y cerrar conteos, y guíe a cada nuevo empleado antes de que toque una caja.
Vale la pena incluir dos detalles: cheques falsos en cada billete por encima de un valor establecido y una ruta clara de escalada cuando un conteo no cuadra. El personal que sabe exactamente qué hacer cuando algo anda mal informa los problemas en lugar de ocultarlos. Una cultura en la que se investiga con calma una discrepancia de £3 es una en la que un problema de £300 nunca tiene la oportunidad de desarrollarse.
No dejes que el dinero en efectivo se quede ahí
El efectivo en el sitio es efectivo en riesgo de robo, incendio y la vieja tentación. Establezca una flotación máxima para cada caja y guarde el exceso en una caja fuerte durante todo el día, no solo al cerrar. Los depósitos bancarios deberían realizarse con frecuencia y en un calendario variado porque las rutinas predecibles son exactamente lo que buscan los oportunistas.
También vale la pena consultar su póliza de seguro. Muchas pólizas limitan la cobertura de efectivo en las instalaciones a cifras sorprendentemente bajas, y los ingresos de un fin de semana ajetreado pueden superar ese límite. Si su caja fuerte normalmente contiene más de lo que está asegurado, usted mismo corre ese riesgo.
Manténgase en el lado correcto de las reglas
Las empresas con mucho efectivo reciben un escrutinio adicional por parte de las autoridades fiscales, por lo que su documentación debe ser más estricta que el promedio, no más flexible. En los EE. UU., cualquier empresa que reciba más de $10,000 en efectivo de una sola transacción o transacciones relacionadas debe informarlo; el IRS explica los requisitos en Formulario 8300y las sanciones por no cumplir con el plazo se acumulan rápidamente. En el Reino Unido y la UE se aplican normas similares contra el blanqueo de dinero a los comerciantes de efectivo de alto valor.
Más allá de los informes formales, los registros diarios limpios son su mejor defensa en cualquier auditoría. Una empresa que puede producir hojas de recuento fechadas y firmadas para cada turno parece organizada. Una empresa que no puede parecer que tiene algo que ocultar incluso cuando no lo es.
Ofrezca a los clientes otras formas de pago
Dirigir un negocio que requiere mucho dinero en efectivo no significa dirigir uno que sólo funcione en efectivo. Ofrecer tarjetas y sistemas sin contacto junto con efectivo reduce el volumen total de billetes que maneja, lo que automáticamente reduce su exposición a errores de conteo y robos. También mantiene contentos a los clientes. Hemos escrito antes sobre lealtad del cliente beneficios, y la elección en la caja es una gran parte de eso. Esto también reduce los pequeños retrasos cuando varios clientes pagan a la vez.
El objetivo no es alejar a los clientes del efectivo. Es para asegurarse de que el efectivo que toma sea el efectivo que realmente conserva. Ese equilibrio también ayuda a que las colas avancen con mayor fluidez en las horas punta.
Palabra final
Las empresas con mucho efectivo pierden dinero a través de hábitos, no de catástrofes, como conteos omitidos, cajas compartidas, personal no capacitado, cajas fuertes abarrotadas y documentación faltante. Si se arregla la rutina, las pérdidas se solucionarán en gran medida por sí solas. Comience con la conciliación diaria esta semana y agregue controles y capacitación durante el próximo mes, y sabrá exactamente a dónde se destina cada centavo de su negocio.
La publicación Cómo administrar un negocio con mucho efectivo sin perder dinero apareció por primera vez en TheMarketingblog.