Quizás una de las cosas más importantes a considerar al planificar un evento de marketing es dónde lo organizará. Elegir un buen lugar puede ayudar a aumentar la asistencia, mejorar la memorabilidad, minimizar los problemas y ayudar a generar más clientes potenciales.
En esta publicación, analizaremos algunos de los factores clave a considerar al seleccionar un lugar.
Primero, evalúemos tus objetivos.
¿Cuál es el propósito de su conferencia? Esta es la primera pregunta que debes responder para ayudarte a elegir el lugar adecuado.
Los eventos más formales, como seminarios y eventos de liderazgo intelectual, podrían beneficiarse de un lugar más tranquilo con un escenario especialmente diseñado. Esto permite que las personas escuchen y ayuda a proyectar un sentido de autoridad.
Los eventos más informales, como las fiestas de lanzamiento, pueden beneficiarse de un lugar más relajado y abierto. Estos espacios deben proyectar una sensación de diversión y fomentar la conversación y el establecimiento de contactos.
Al establecer primero lo que espera lograr con su evento, podrá asegurarse de elegir un lugar que se alinee con este objetivo.
Considera cuántas personas vendrán.
A continuación, piense en la capacidad. Si planeas que vengan cientos de personas, necesitarás un espacio mucho más grande. Piense en salas de conferencias, ayuntamientos o incluso estadios.
Con eventos de menor escala, tendrá más flexibilidad. Muchos edificios, desde casas señoriales hasta hoteles, tienen pequeños salones para eventos. Simplemente sea realista acerca de cuán pequeño debe ser: no querrá apiñar a todos en un espacio y crear incomodidad. Más allá del espacio para sentarse, es posible que necesite permitir salas para demostraciones o oradores, áreas para refrigerios o salas para grupos pequeños.
En muchos casos, es mejor no confiar únicamente en las fotos y visitar físicamente un lugar para tener una idea real del tamaño. Luego podrás empezar a visualizar dónde irá todo y si habrá suficiente espacio.
Piensa en quién viene exactamente.
También es importante tener en cuenta la demografía de las personas que asisten a su evento. ¿Es probable que sean más jóvenes o mayores? ¿Son VIP adinerados que esperan lujo o miembros comunes del público que esperan un evento más informal?
Elija centros comunitarios y salas de conferencias universitarias cuando se dirija a consumidores cotidianos relativamente jóvenes. Si se dirige a personas jóvenes más ricas o jóvenes propietarios de negocios, considere lugares con un factor un poco más sorprendente, como bares de moda, galerías de arte o incluso zoológicos/acuarios.
Una audiencia mayor querrá un lugar más accesible. Considere hoteles y centros comunitarios con instalaciones para discapacitados si se trata de un evento dirigido a personas mayores. Alternativamente, busque en los edificios históricos un entorno tranquilo que parezca más impresionante.
En última instancia, la ubicación debe reflejar los valores y la imagen de su marca: elija un lugar joven y moderno si desea que lo vean como una empresa joven y moderna, y elija un lugar más antiguo y clásico si desea proyectar una sensación más antigua y clásica.
Determinar cuánto durará el evento.
Si está organizando una conferencia corta de una hora, es posible que todo lo que necesite sea un lugar básico. No necesitará una sala para grupos pequeños y es posible que los asistentes no estén más dispuestos a soportar un espacio más pequeño.
Para un evento de un día completo, es posible que desees considerar un espacio para grupos pequeños. Evite elegir un lugar remoto si no va a ofrecer servicio de catering, ya que las personas que asistan tendrán que almorzar en algún momento.
cuando se trata de eventos de varios díasdebes asegurarte de que haya alojamiento local. A algunas empresas incluso les resulta práctico organizar un evento en un hotel, lo que brinda a los asistentes la opción de quedarse en el lugar.
Evaluar qué servicios se proporcionarán
Piense en lo que cada lugar puede ofrecer, ya que esto puede reducir la necesidad de subcontratar extras.
Cuando se trata de catering, hay algunos lugares que pueden ayudarle a preparar la comida o, al menos, proporcionarle algunas bebidas calientes. Si un lugar no puede ofrecer esto y es un evento que dura todo el día, considere subcontratar servicios de catering. Si no hay instalaciones de cocina, considere que necesitarán preparar la comida fuera del sitio.
También hay que pensar en la tecnología. Si el acceso a Internet es vital, asegúrese de que haya una buena señal de Wi-Fi. En cuanto a pantallas y parlantes para presentaciones, algunos lugares podrán proporcionar equipos audiovisuales, pero en otros casos es posible que deba considerar alquiler de equipos para conferencias.
No olvides considerar también los muebles. Muchos lugares tendrán sillas y mesas que puede usar, pero es posible que no siempre sean suficientes para sus necesidades o que no sean de la calidad suficiente. En este caso, será necesario alquilar muebles.
Asegúrese de que los asistentes puedan llegar fácilmente a su lugar
Piense en qué tan lejos viajarán sus asistentes para llegar al lugar. Si viajan desde todas partes, es posible que desee elegir una ubicación central de la ciudad con buenas conexiones de transporte o incluso un aeropuerto.
También debes considerar aspectos como el estacionamiento si va a conducir mucha gente. Los lugares más remotos normalmente necesitarán un aparcamiento. Evite esos lugares si la gente va a beber; los pueblos y ciudades suelen ser mejores para las fiestas de lanzamiento.
Conferencias virtuales son una opción si quieres atraer gente de todo el mundo. Nadie tiene que viajar a ningún lado y no necesitará alquilar un espacio.
Evalúe su presupuesto
Por último, pero no menos importante, piensa en cuánto dinero tienes para gastar. A menos que tengas la suerte de conocer a las personas adecuadas, es poco probable que encuentres un lugar que ofrezca espacio gratis.
Los lugares más grandes y elegantes costarán más alquilar. Al considerar estos lugares, debe ser realista acerca de lo que está dispuesto a gastar y si obtendrá un retorno lo suficientemente rentable de los clientes potenciales.
En algunos eventos, como talleres, es posible cobrar a las personas una pequeña tarifa por asistir. En estos casos, es posible que puedas cubrir el costo del lugar solo con la venta de entradas.
Asegúrese de tener en cuenta también el costo de subcontratar extras como catering y tecnología audiovisual. Un lugar que pueda ofrecer todo esto puede ser mejor con un presupuesto más ajustado; sin embargo, en algunos casos, puede resultarle más económico organizarlo usted mismo.